Rehtoribarometri 2024

TIETEELLISEN TUTKIMUKSEN TIETOSUOJASELOSTE/-ILMOITUS
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
12–14 artiklat
Laatimispäivä: 25.03.2024

Tietoa Rehtoribarometriin osallistuvalle

Tutkimukseen osallistuminen ja henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Sinuun ei kohdistu mitään negatiivisia seuraamuksia, jos et osallistu tutkimukseen tai jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen. Osallistumisen voi keskeyttää ilman erillistä syytä. Tämän selosteen lopussa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on.

Tietoa henkilötietojen käsittelystä tutkimuksessa

Rehtoribarometrissa käytetään aineistona henkilötietoja. Tämän selosteen tarkoitus on antaa tietoa käsiteltävistä henkilötiedoista sekä siitä, mistä henkilötiedot ovat peräisin ja miten niitä käytetään tutkimuksessa. Selosteen lopussa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia rekisteröidyillä on.

1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto
Osoite: PL 3 (Fabianinkatu 33), 00014 Helsingin yliopisto

2. Yhteyshenkilö ja vastuullinen tutkija

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:
Nimi: Tutkija Katja Upadyaya ja Tutkimusavustaja Onni Kivistö
Tiedekunta/osasto/yksikkö: Kasvatustieteellinen tiedekunta
Osoite: Helsingin yliopisto, PL 9 00014 HKI
Sähköpostiosoitteet: [email protected] ja [email protected]

Vastuulliset tutkijat:

Nimi: Katariina Salmela-Aro
Osoite: Helsingin yliopisto, PL 9 00014 HKI
Puhelinnumero: + 358 50 4155283
Sähköpostiosoite: [email protected]

Nimi: Minna Huotilainen
Osoite: Helsingin yliopisto, PL 9 00014 HKI
Puhelinnumero: +358 40 560 8304
Sähköpostiosoite: [email protected]

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saat yhteyden sähköpostiosoitteesta [email protected].

4. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rehtoribarometri on laaja suomalaisten rehtoreiden työhyvinvointia selvittävä seurantatutkimus. Tavoitteenamme on selvittää, millaisena suomalaisten rehtoreiden työhyvinvointi ja terveys näyttäytyvät verrattuna kansainväliseen aineistoon ja toisaalta muihin toimialoihin ja ammatteihin. Tutkimusaineisto tullaan keräämään osana kansainvälistä Principal Health -tutkimusta, jota johtaa professori Philip Riley Australiasta (principalhealth.com).

Tutkimuksen kyselyosuudessa selvitetään laajasti rehtorien työtilannetta, hyvinvointia, voimavaroja ja arjen ja johtamisen käytäntöjä. Kyselyaineistojen lisäksi hankkeessa kerätään valikoidusti fysiologista aineistoa, eli sykevälimittauksia (Firstbeat-laite). Firstbeatin yhteydessä kerätään tietoa osallistujien lepoajasta, työajasta ja liikunnasta.

5. Tutkimuksen suorittajat

Helsingin yliopiston Rehtoribarometri –hankkeen tutkijat ja tutkimusavustajat.

6. Mitä tietoja tutkimusaineisto sisältää

Aineisto on erilaisilla kyselykaavakkeilla kerätty aineisto. Tutkittavilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, sukupuoli, ikä, yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero), oppilaitoksen nimi ja osoite. Henkilötietojen lisäksi kyselyissä kysytään kysymyksiä, jotka liittyvät tutkittavien arvoihin ja kokemuksiin työstään ja työssä jaksamisesta sekä omasta hyvinvoinnista.

Tutkimuksen osajoukolta kerätään myös fysiologista aineistoa sykevälivaihtelua mittaavalla laitteella, jonka avulla seurataan rehtorien kuormitusta ja palautumista. Fysiologista aineistoa käytetään vain kasvatustieteelliseen tutkimustarkoitukseen ja analyysien raportoinnissa varmistetaan, että osallistujia ei ole mahdollista tunnistaa.

Fysiologiseen tutkimukseen osallistuvilta rehtoreilta kerätään tietoa (lepoaika, työaika ja liikunta) myös päiväkirjamerkintöjen avulla.

7. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Yllä mainittuja henkilötietoja kerätään tutkimukseen osallistuvilta henkilöiltä kyselylomakkeella. Kyselylomakkeet ovat sähköisessä muodossa Webropol 3.0 -ohjelmassa, jonka palvelimet sijaitsevat Suomessa. Fysiologiseen tutkimukseen osallistuvat täyttävät päiväkirjamerkintöjä ilman henkilötietoja m-Path-sovelluksessa (Privacy statement – manual (m-path.io)).

Firstbeatille ei tallennu tai siirry mitään dataa. m-Path sovelluksessa kerättävää aineistoa tallentuu KU Leuvenin palvelimille ilman henkilötietoja.

8. Arkaluonteiset henkilötiedot

Rehtoribarometrissa käsitellään rajatusti erityisiä henkilötietoryhmiä, joihin sisältyy etninen alkuperä. Heiltä tiedustellaan suostumusten perusteella äidinkieltä siten, ettei henkilöiden yksiselitteinen tunnistaminen ole mahdollista. Tutkittava voi halutessaan jättää kokonaan vastaamatta kyselyiden kohtiin, joissa kysytään erityisiä henkilötietoja.

Tutkimuksessa käsitellään myös rajatusti fysiologisia tietoja. Tämä koskettaa vain niitä tutkittavia, jotka ottavat käyttöönsä Firstbeat-laitteen. Firstbeat-laite kerää lokitietoa sykevälivaihtelusta. Näitä tietoja käsitellään kuitenkin siten, ettei henkilöiden yksiselitteinen tunnistaminen ole mahdollista.

9. Henkilötietojen käsittelyn kesto

Kun tiedot yhdistetään varsinaiseksi tutkimusaineistoksi, henkilöiden tunnistamiseen liittyvät tiedot pseudonymisoidaan ja ne tallennetaan Helsingin yliopiston GDPR:n mukaiseen ja salasanalla suojattuun digitaaliseen tallennustilaan. Alkuperäistä tunnistetietoa sisältävää havaintomatriisia säilytetään koko hankkeen keston ajan tietoturvallisessa verkkokansiossa, jonne on pääsy vain tutkimushankkeen valikoiduilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävät matriisit tuhotaan vuoden sisällä hankkeen päättymisestä. Pseudonymisoitu aineisto jää hankkeen tutkijoiden käyttöön.

10. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella:

• yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi (tietosuojalain 4 §:n 3 kohta)

Jos henkilötietojen käsittely perustuu tutkittavan suostumukseen, tutkittavalla on koska tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

11. Tietojen vastaanottajat

Tunnistetietoja sisältäviin ja pseudonymisoituihin tutkimusaineistoihin on pääsy Rehtoribarometri –hankkeen tutkijoilla ja työntekijöillä, jotka työskentelevät Helsingin yliopisto kasvatustieteellisessä tiedekunnassa. Pseudonymisoidut aineistot ovat kaikkien hankkeen tutkijoiden saatavilla, mutta tunnistetietoja sisältäviin aineistoihin on pääsy vain rajatulla joukolla, jotka koordinoivat hanketta.

Rehtoribarometri –hankkeen tutkijat tekevät yhteistyötä kansallisen ja kansainvälisen saman alan tutkijaverkoston kanssa, mutta henkilötietoja sisältävä aineiston analysointi tapahtuu aina Rehtoribarometrin työntekijän, tutkijan, tutkimusavustajan tai opiskelijan toimesta. Tämän johdosta hankkeen ulkopuolisten verkoston tutkijoiden on mahdollista käsitellä vain anonymisoituja aineistoja, joita ei pystytä yhdistämään osallistujien tunnistetietoihin.

12. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kaikki tutkijoiden käyttämät tunnisteellisia henkilötietoja käsittelevät ohjelmat ovat GDPR tietosuoja-asetuksen mukaisia ja niiden palvelimet sijaitsevat ETA-alueella. Tutkimushankkeessa kerättäviä tunnisteellisia henkilötietoja ei siirretä missään muodossa Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

13. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

14. Henkilötietojen suojaus

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään niin, että ainoastaan niitä tutkimusta varten tarvitsevat henkilöt pääsevät tarkastelemaan tietoja.

Tietojärjestelmissä käsiteltäviä tietoja suojataan seuraavilla tavoilla:

• käyttäjätunnus
• salasana

Miten manuaalista aineistoa suojataan:

• Tutkimuksessa ei kerätä manuaalisia aineistoja.

Suorien tunnistetietojen käsittely:

• Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa

15. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

Tutkimusaineisto arkistoidaan ilman tunnistetietoja.

Mihin aineisto arkistoidaan ja miten pitkäksi aikaa:

• Tutkimusaineisto tarjotaan arkistoitavaksi ilman henkilötietoja pysyvästi Tietoarkistoon. Tietoarkisto luovuttaa aineistoa rekisteröityneille asiakkailleen tutkimukseen ja ylempiin opinnäytteisiin.

16. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja oikeuksista poikkeaminen

Yhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 mainittu henkilö.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista eri tilanteissa löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

Oikeuksien soveltuminen

Jos henkilötietojen käsittely tutkimuksessa ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta, ellei rekisteröidy anna tunnistamisen mahdollistavia lisätietoja (tietosuoja-asetuksen 11 artikla).

Oikeuksista poikkeaminen

Tietosuoja-asetus ja Suomen tietosuojalaki mahdollistavat tietyistä rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen silloin, kun henkilötietoja käsitellään tieteellisessä tutkimuksessa ja oikeuksien toteuttaminen estäisi tai vaikeuttaisi suuresti käsittelyn tarkoitusten saavuttamista.

Tarvetta poiketa rekisteröidyn oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi